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mso-font-kerning:0pt">2012 % s3 l0 A5 D* i* p; \, y# _' `4 I5 |font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容! q9 S, F, ~3 m
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9 C' \8 A2 \& r& Z5 k- ^/ L1 b g- q/ ]7 f
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。5 g/ Z8 ^( Q& Y6 C
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mso-font-kerning:0pt">1. # q% N: f! f+ W; L3 P6 _宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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4 W/ k1 n0 t8 A( q6 V: J' {" q% b) D5 ^! }5 T o, R# jmso-font-kerning:0pt">2. ; X5 _" `# r) O
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。% b! z* o$ F( u4 G% j, \! G2 C
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 q' S# A3 U3 a0 d1 Z0 y
1 v/ ~2 W5 S) V5 A& o3 a# c; C, ?3 Q( L j: i# p, ^mso-font-kerning:0pt">1. " |8 j& L4 y6 m: C8 m; J. a: K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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% g) T0 v% x4 k+ B2 D5 g, f6 i+ K5 F! K$ N/ Z3 |+ S, N; pmso-font-kerning:0pt">2. 7 j+ v! v$ Z. Y7 K+ t8 q. c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 0 w- [2 l0 }, i$ P# O3 r; C
3 Q. m5 T0 D, K8 I0 t5 L. E* b3 c5 f9 b( B" N- \3 W" t) zmso-font-kerning:0pt">3. ! g' W% \% @: P& V* m7 C
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
. {2 p' E/ o- P4 \/ Dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。" J8 F% ~2 q c5 S/ ?
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+ \$ N3 g% `; L2 X5 {' Z/ lmso-font-kerning:0pt">1. % R4 R' Z# I5 {! t, N; H, a
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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* Q* [( f) l) A% q9 G& e/ m1 e* O3 G7 P7 c& }1 rmso-font-kerning:0pt">2. , n& \; j+ y0 E8 Q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 , k) D" q) C9 a9 y/ ^9 _
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3 V3 N0 P& C1 h4 s% d2 r% f: @mso-font-kerning:0pt">3. ; n5 h ]. g$ \0 b4 H& ~
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。6 f# w& g. P/ X% ?' E( ^0 fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> S& L0 x- C# g) Z9 R' K# g4 j
* ` P1 a& c2 f& v5 o4 K1 i ]7 w/ P- \# W; Omso-font-kerning:0pt">1. ; w+ q( Q( @+ o; t: k; q, ?
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. % [6 k i/ l8 }6 ]6 p- x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 6 z6 D- W$ Z3 Z: t& @# t
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mso-font-kerning:0pt">3. $ {& e& n& _; X& b. ]2 g2 \
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 & }6 Z9 |4 v, G: C1 N
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。( y) R1 ?% H" n7 `color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : L; K, n. w, B2 j% B* u* q
|% `- L0 X& V- T6 P ]$ g$ @, C2 O, V8 F' V6 U8 W* |" Tmso-font-kerning:0pt"> + o: J. V- U) E宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考% O3 s4 J G4 Z- M2 a# \* R% Y) u. lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # q+ @* T9 D' y' Z- J
& d8 b" v% Y8 n* d! P: Y$ P0 e+ o; ]3 |9 _% {12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:# x$ x; \2 U$ j# z
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:& i- d3 x/ X; @7 j% a/ r: C
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 $ ^' b K, h/ }/ r: e
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:% v* y/ X& a o5 ]# h( I8 l" V' @
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