公文写作经典语录7 F$ G3 X0 ~% M' M' z# A* l. s, B6 @ N
2 _# `+ ]9 Z e! ?6 s+ O1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系，如：通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等；专用公文是企业内部使用，一般不与外界有联系，如：会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。* K! t2 {1 g' y2 _8 q9 X6 \+ C8 T; `/ j
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报，譬如：以公司的名义上报报表省公司，一些事情需要请示省公司，公司下发一些管理办法，对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部，以部门的名义发文，一般不对外，包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿，部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。9 y3 h* [1 g2 `! E* F# n/ |
3、 文件与电子函件的区别：电子函件用于工作历时较短，日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调，以分公司下发的管理办法一定要用一级文件，以部门下发的管理办法可以用部门文件，千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c2 z3 u) m c% ] `8 ?
4、 上行文与下行文与上级与下级的关系，这里所说的上下级关系，一种是组织系统关系，一种是业务系统关系。对上级用上行文，对下级用下行文，上行文如请示、报告等，下行文如通知、通报、决定、意见等，向同级部门或不相隶属关系的单位，则用函。- Y2 O8 U- }" W. p4 J
5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源，应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y h# v) b+ v; `
6、 用于向上级汇报工作、反映情况等，可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l t9 K/ H7 L) Z2 Q/ c
7、 用于向上级反映工作意见，请求给予支持，可用意见。
: ~8 Z, U/ z2 z) l5 M8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项，不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。
' a7 O4 u& r! ]% U- g- G9、 公文的标题制作三要素：（发文单位）+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J
& s# c [8 g# S' O6 h: c- p* r例：（网络运营部）关于召开第三季网络运营分析会的通知
5 s9 {+ p; Z5 x( t; {* B注意：文字务必准确、简要，一般不用标点符号（法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号）% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c
( d$ e2 h* t$ h5 k10、转发文标题制作四要素：转发（批转）+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S
+ Z) P5 [8 {* h例：转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
; t# F3 Y1 C, c: G注意：转发公文应避免使用重复用语和相同的文种，遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关，取最先发文单位。 二是另拟标题，转发情况在正文中说明。2 h( P! o; P4 ]4 L) p% y3 }
例：“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法（试行）〉的通知》的通知”6 l# E- M& m% b$ p, g
压缩改为：转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法（试行）》的通知》
0 y7 a4 @& S. |4 M u3 e11、主送单位：受理单位、主办单位。抄送单位：主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理，二级文用抄报。8 J( {, P6 R8 y8 O1 ~1 D
注意：无论主送单位还是抄送单位，应使用全称或规范简称，两个以上主送或抄送单位，应按行政区域、行政机关的排序，先大后小，先外后内。
2 t* O0 b. L0 f( s12、公文内数字除了固定的词语或成语外，要用阿拉伯数字，但落款要用全称中文。
* Q" b9 w: p3 T7 `7 R/ g13、句中较短的平级的词和短语用顿号，并列复句内部分句间用分号，在分号与句号之间，分号与分号之间至少有一个逗号，在提示语的前后，表示提示下文或总结上文的用冒号。# G# j: O8 d; G3 d% p5 b. g
14、请示的标题：关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P
" l5 ?5 B: F( {, h, } 编写的守则：导言+主体+结尾
+ C* @9 b* E2 G' L0 a/ ^& C 导言：开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简单。例如成本支出请求，要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号，价格，购置或维修的原因，如果不购置或不维修会出现什么样的情况，有多严重。
( w: n1 i5 e' W6 Z: Z 主体：内容突出，事项集中，条理清楚，要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示，要写哪个部门鉴定必需购买或维修，这笔费用的单价是多少，数量是多少，几时做预算，什么时候付现，是否有2套解决方案，如果有2套方案，你则重建议用哪一种，为什么？/ @; x, h: E" j
3 R% f( J% B: U0 I" K& J7 [ 结尾：是一个固定的模式，妥否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。以上请示，望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?' S, Z) E) K# h. i/ a, D
注意：请示的主送单位一般只写一个，请示应事前请示，不越级请示，如提出2个以上方案，应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R9 P2 z8 i$ E1 `6 ~0 J4 w2 D
15、批复的标题：关于+事由+批复+ B$ a( Y3 Z" R8 F, g3 K& ^
编写的守则：开头+正文+结尾
- l* N; A6 D1 P9 W' f 开头：你单位《关于XXX的请示》（XX[2009]XX号）已收悉，经XX部门审核，同意XXXX，现就相关事项批复如下。3 |8 s3 e. n# n) j% T
正文：做出明确的答复，同意什么，不同意什么。
1 {* `& V- A" w 结尾：从上级单位的角度强调一些事项，可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~7 f Y5 \' a% S' m" O
注意：在做批复公文时，要认真核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。批复针对性要强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。请示内容较多的，可分条列项地答复，对不同意的事项，应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C0 s, W ~2 r' o& u# v8 v1 _& f; v- T
16、通知的标题：关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B$ \9 {( \5 a: {, _: n
编写的守则：导言+正文+结尾
/ P4 `: s/ |; g' e9 n# }导言：发通知的原因，就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G
6 `9 M3 L) n4 s& b! C& ^. M正文：通知事项2 @; Y `7 z/ e, i. y$ H+ \
结尾：以上通知，请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O, U7 _# d/ v# X$ E6 U$ @& u1 p
注意：通知适用于发布（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，职务任免、岗位聘任等，因此，主送单位要准确、清楚，严忌错漏。导言简洁清晰，高度概括。正文明确具体，针对性和可行性要强。( y* p" w" L. s6 [
会议通知的模版：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等" _( Z1 O+ y- V# M9 P6 I
培训通知的模版：培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s
# I% s/ x. E$ j% B- R! L2 ^17、报告的标题：关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ? A) V( U. N1 H+ A8 s' h
编写守则（三段式）： 情况——做法——问题（意见）9 A' i) F) _, @/ z
情况——问题——建议3 Z" O: s7 |2 j+ d
（只选其中一种或两种写） 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i; r$ o" p- \7 q1 z8 P+ V& L
情况——原因——责任及处理意见
( c+ S a B7 e6 W; } 注意：报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此，在写的时候，要注重时效，情况真实，不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准备确无误。拟文时，要语言简洁，篇幅短小突出重点，层次分明，不要夹杂请示事项。如果重大事件报告，要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d
$ \. F. C. _1 r4 M6 k; [6 N" c9 Q( U( R 报告与总结的区别：报告在表述方式上大量使用叙述，情况、事实点绝大部分文字，只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示，对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m' B0 e- }7 ? c/ ]& N7 O$ M, t& [
报告与请示的区别：两者都是上行文，对上级行文，但报告不要求上级批复，请示则要求上级批复，报告是事中或事后行文，请示是事前行文，报告的结尾用“特此报告”，请示则一般用“妥否，请批示。”* `2 j: @5 H r( h- M
18、函的标题：关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H6 [1 A) D& b6 Z0 _; {
编写守则：开头+正文+结尾/ N- G% K1 `5 o3 y
开头：简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S
, P+ l& q% L% f8 s9 W( H' Q) {正文：逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x$ O! s9 i# _2 T9 P* @& r
结尾：“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。" S9 F3 W% Y {5 d: E3 r- o
注意：拟写函时要注意措辞，因为彼此的地位平等，语言要朴实谦恭，议论说理要适度。另外，撰写复函时，要就别人在函中提出的问题回复，不是函中提出的不问题，尽可能不要在复函中出现，不然就有画蛇添足的嫌疑。
2 [9 k8 R% T( J19、决定的标题：关于+事由+决定! S! A7 M2 o: U; m
编写的守则：导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [. k2 T# E B/ I; G) {' r
导言：写明决定的原因、目的、根据、意义，语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f
7 M% q3 Y$ A$ O' \- j) Q. T' F主文：阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。
) Y& p9 Z4 N" c0 L$ m结尾：提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y
4 _) P8 J) k/ V( ?6 ]- a: G/ D20、通报的标题：关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T4 c) b1 h8 f& l- g1 F" a) g
编写的守则：导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k
5 r+ b7 Q& D) c% t/ v, r导言：介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^6 D$ P4 K' a! A, }8 u3 ^
正文：分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L( X/ ] w& J! Q4 L3 d7 Z
结尾：写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g
5 [6 K4 D: n1 r/ F3 f注意：通报只适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性，因此，用词要严谨，注重写实，掌握分寸。7 }! c& `9 j8 w) x" h) h0 e- X- l
21、会议纪要的标题：关于召开+会议名称+纪要: b9 o1 t1 U9 U8 b: k
编写的守则：会议概况+会议内容+结束语
6 T3 s- r z2 a5 {会议概况：开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P6 h3 X5 D+ O' j! y$ q7 p* T* C& m
会议内容：会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A
1 `. g5 F. J' `6 C8 \2 ]8 o结束语：希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s! {$ r5 y% O8 m( W- b/ f
22、备忘录：和会议纪要非常相似，区别只在于会议纪要是决策性的事项，而备忘录是非决策性事项，只是相关部门共同约定的事项。7 j0 T* X1 t' g$ a+ D5 p, s
23、工作联系单：和函的撰写相似，是部门之间工作联系的一种公文，拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况，并在工作有调整时要及时告知。
0 U6 Z8 v1 B1 A24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”，每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |
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