公文写作的五个"台阶"

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似,但是由于公文在性质,作用上及其写作要求上的不同,拟写时也有一些需要特别注意的问题.一般而言,公文的拟写通常按以下五个"台阶"进行:
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+ H# Z" k7 \, U0 S. ^: W1,"台阶1":明确发文主旨
  j( M7 ]7 }0 R& t7 m9 k( a. ]) H/ D任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的.因此,在动笔之前,首先要弄清楚 发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容:
9 k0 r; C0 L& F! q6 x2 F" xa,文件的中心内容是什么 比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样 存在哪些问题,解决方式,需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等.
b,根据文件内容,准备采用什么文种 比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规性的通知等.
9 Z: A, f/ I4 c' V, J: Vc,明确文件发送范围和阅读对象.比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广,介绍经验;是给领导,有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达.
d,明确发文的具体要求.例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行,研究参考,征求意见等.发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草.
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2,"台阶2":收集有关资料,进行调查研究发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作.例如,拟写一份简短的通知,公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了.但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划,进行工作总结,起草规章,条例,拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作.
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢 一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料.例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进企业的同类工作计划等,还要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等.
总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的,大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃.
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: S6 z/ ?6 k; W# {1 z4 U* z0 t3"台阶3":拟出提纲,安排结构
4 J7 B* W2 z$ p: t/ Y2 G在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲.拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善.
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6 w; B4 F; l4 y  }4 D4,"台阶4":落笔起草,拟写正文
/ F8 B/ \* [$ d; I. ^9 \2 Y& ba, 要观点鲜明,用材得当.
. B( V0 g8 G; kb, 要语句简练,交代清楚.
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5,"台阶5":反复检查,认真修改
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# f  G, [$ m# A" x$ o- }a,关于主题的修改.看主题是否明确,主题论述是否集中,主题挖掘是否深刻.
8 O5 O* l$ {6 t5 D# x: V7 kb,关于观点的修改.修改公文要考虑到观点是否正确,表达有无问题.
; x* j& J# M* jc,关于材料的修改.材料是文件的基础,有了正确的观点,还要通过适当的材料表现出来.
d,关于结构的修改.修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,使全文更加严谨.
e,关于语言的精练.主要是修改不通顺的语句,不规范的字及标点符号.
7 ]+ y: j3 a! X有学者归纳"准确,鲜明,生动,简练,平实,庄重"12个字道出公文语言的特点,也许可以成为好公文的一种标尺.