职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 ! A( d8 t9 E" [2 ~ p! T! x
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职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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0 F. |! } z2 Q1 c! Z 一、秘书的职能) B# W6 a/ |5 Z1 }, C2 x3 O
1.辅助决策
% i* Q A$ g; g0 F* |' j' l& b' Z" C4 n% |' k6 P
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 ; }" }/ i- z# u5 E
1 I( k4 N$ i/ K- b7 E2 i （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
( y u9 X. F4 p! t+ M4 @& c8 h8 u8 _7 u+ v& {$ J/ D
辅助内容的综合性
! {+ V2 h7 j8 z" s7 f& ?5 v ?& M) s" y5 Z# o( p
辅助时间的经常性
1 r2 j( n; W, X9 F5 Q& |( X$ }" I+ `5 O/ ~+ w. X
辅助环节的全过程性 6 ~3 D! { i5 B
) Z) K% d* x; k! _: Q/ r3 a
（3）、辅助决策的原则 9 m3 }* M' \0 \. P, h# J
: V; h# ?( N4 H! E/ f3 d 超前原则 8 I1 l+ ~& n$ T$ S0 }& ]
$ p5 z9 H' f8 L" D 定位原则
. q O6 c Q) a! E: u* s9 j. R
3 { }( F, {$ g" @ 信息原则
0 j% H1 Q# Q* ^' V7 c+ k8 {8 V; p
+ p% A: b4 K' B; ]: ]- n 谏诤原则 6 Q5 Q4 g b {' Q- v# D @
3 i! w' k5 Q; p （4）、辅助决策的过程 2 F v; a) L# g$ a
' d8 S F2 M% s9 H& V% Q7 I' X 协助领导确定目标 5 o- X: `6 w4 L; Y" n" ^! o
) C: }2 z L% m) \ j 协助领导设计方案 G$ u/ C3 [! \7 s
J2 G \7 Y" L0 t! q4 l+ X
协助领导评优选优 7 m8 R2 ~6 \2 A9 r% I+ s# _' S
g- D! J! A5 Z2 C1 { 协助领导实施反馈
0 d9 h; f( m" H2 G: s7 o
. ^3 h0 A) \2 F4 c 2、协调关系
1 W+ e) A& K" S7 g/ z* d3 _) j3 Z `" T* Y0 Z) f
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 % g3 K, ?2 \ D" j
9 _ `! T( H0 r
（2）、协调关系的特征 , U' B6 s' r. Z( i
0 {4 T+ l& T* F: L2 | 从属性
4 P1 S# d3 ^5 j9 O# Y8 v1 h8 @; B4 D" P& q o6 m0 j6 ]9 f. s [
广泛性
6 ^$ A2 @8 K) k/ O& w% w' V; W3 d- C" ~5 S
间接性
}' e* q8 }6 m0 f2 r. H" P
9 K8 S! B" W+ M （3）、协调关系的原则 6 I. w4 r, a$ b$ V# u
: { B: s0 h' w9 \# i
政策指导
/ [3 i+ g% G% O3 t+ X3 u# e' j
; l) O% K! s( E1 v( ? 客观公正 0 V( T) |6 j7 x) i
4 _! @8 g3 ?% _1 m9 `: V
平等协商 9 R' A" g6 d: ~+ C0 ?* b" X! D
9 ^( r, y$ \9 x B# |7 K+ E& L U
注重整体 ' k0 {; y% e3 X+ K) \' M
& x1 N& f' Z; [# A) z& l9 R3 Z 灵活适度
' w; u& s4 r* C
5 J, L$ ]! X5 w3 O' M （4）、协调关系的过程 ! o; p: a8 T+ F* [3 A9 ?
6 _- ]! Q- N$ K. J1 p2 ^+ w
摸清情况 7 `3 A. w# l! P: f) m+ }
8 E1 }' K. e9 i+ }6 j8 ^5 k! Z 找出症结 . A' x( N# Y( [- J5 y
2 D7 f: s/ i* _# H3 Q G 恰当协调 7 M6 [1 B. i' Z; y, j6 W3 y
; h2 }5 h& _8 Y3 \+ U; L
督促落实 9 h/ l2 L% J* F3 N7 G
+ b8 A$ w' l8 K% i7 H 检查反馈
% Y4 C5 x' h [ o9 r0 B: K W2 Y: Z0 h+ H3 J2 k& v/ ?/ a8 y
3、处理信息 " I$ M- Z( ]5 ~2 W9 Y
+ Y, w1 Q8 Y# E, l) @ （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 4 a+ O1 {4 T0 u% L4 e# t' i" _
; `) [, Q" u' ~( D1 d) {
（2）、处理信息的原则 * q4 _ d" I6 }/ ]) M
, w$ f4 o2 M" [
及时性原则
' T/ I. |! q# Q. x; Z5 ?) x% J5 N9 r" l( @
保真性原则
7 F i" h' p7 y% V$ P2 r3 | L$ s% C! U; J
适用性原则
: ]$ l. f- j* N6 }) _+ t! V0 h
! _6 A& m6 K4 w! a! F1 K2 ] 预测性原则
+ j. @4 [3 t& ^
3 v9 ]# T# Y4 Z9 _8 n8 t( v （3）、处理信息的内容 , M5 f& X+ A1 u5 z# b3 b& ]/ ` u; t
4 g# k+ ^. u t {6 Y 历史信息 * X: |: e. m* x$ E
( }8 x" V# p; i 上级信息 + N. Q- I& S) I+ {. z
. }# W+ i5 o8 K 内部信息
8 j, R! B( s) g8 I: i4 d2 @9 ^4 H m* I7 {( H- D' ?5 F# a& p
公众信息
8 Z1 ]9 s$ \. L- c/ j4 H/ _; O! ^+ c: Y$ E/ y
社会信息
' [8 r7 \8 l. \$ {# M
& j# B# Y; S! N7 O! x （4）、处理信息的过程 8 R3 [' h7 D3 e0 U
, }, b K/ `5 @- S& Q
信息的收集 / }* \+ X x+ m! T8 c' o" W
5 F# b- r- C' \( W
信息的加工 ) z4 m( i3 e2 E0 ]# V; R& r1 Y3 m/ o
% N0 h2 u/ ^% H/ X
信息的传递
1 v0 D7 f" l7 ?9 g) P
& D, L* b/ x' A+ p6 l8 X: A 信息的反馈 * b3 A$ I) ?* E7 l
( e! D0 n2 H; p3 o 信息的储存
. g6 N4 N' Z8 W" A6 s3 V, N$ [( Q. \, Q1 p. w1 i. L
4、办理事务
3 X: G* ~$ m, d" Y" i2 X. Y. [# A% _! f7 U" Z! M
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
- M# h/ f* s" v \! x8 d" }3 d8 ?- P J/ U
（2）、办理事务的特征 ' j" d6 g: j: R" ~# L
9 d- {% s" ] i 综合性 2 H Y/ a7 G: w9 ?! D; {
' r8 x$ Z' |- X4 u \& E4 Z" N 服务性 ; _8 z1 j( X& W& M: b1 X1 R* Z! z' \; i
0 Q3 H4 f% n1 H1 z+ I. G% R 繁琐性
4 V% M$ y/ G: D) l# w, W" C% n
- p P* {) f9 x8 V 突击性
% r- a) a ^% P, p8 B& _: }% {2 b8 D9 b& X; G% {" v
（3）、办理事务的原则 / Q/ W3 T; s) E* T) J" Y+ s
, `( R. ~, r/ S0 k9 f% x1 [! R 被动中求主动 6 g' M( q' Z! P# Q
9 {4 R. X. G+ Y6 Z6 r# j& l 原则中求灵活
+ I- }' f% e7 ~ ]1 R. K! u9 F( N
! O4 h- k. p3 F7 d7 V1 L8 e& b 繁杂中求规范 ' |( k: y8 f8 {" X
- Y9 S/ h) `% R; Q: A
（4）、办理事务的程序
2 b% C. }% K1 b4 `% _# G, \/ x4 R$ D6 Y; Z9 j+ D
自然程序 9 }2 ]3 s4 y1 H; Q3 t4 ^4 G
4 u3 t6 c5 T1 ?- S9 {
理论程序 5 R8 N4 |" ^* S. \3 }
6 s. U8 L# C; m1 L! A$ Z# h
指令程序
& Q+ M4 o4 G8 A( P! F
/ m1 s4 I+ K& f X; R 法定程序 . g' P6 I) L/ d5 l
5 U1 |0 N8 v7 B; \
技术程序
+ N! R( a9 j% n! N9 M* a) o
, h2 Y! X( ?1 N% ` 习惯程序 " z$ i: J/ p& y, z" @( c5 M) F
( r& J; @" w. r8 m7 m; x- } Z
二、秘书的职责
' p" [2 i c9 a7 N( r u 大致也有以下11个方面：
# n& D* i! N( \. }, D: N( j% i1 o8 ^3 W$ ~5 ~
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
8 L6 o/ @" [& Z6 Z
6 ^8 C# T( B% p* h- s. A) o; U 接待事务（来访接待、安排服务等）
# H( l. s( }2 t0 {! m# v% Y# c# n" O1 _/ P4 `
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） . z* z) p- c6 ]2 j
& k) x: k& `8 z/ \, r) [ 行政事务 i6 g+ I2 g/ t2 M- j: J
* ?% c0 J& I# Z0 Y/ [1 ~
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） ! [( ^! w3 ^1 M
+ g" K( I, Q4 ^- y" ^ 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
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文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
" c' k0 A$ }, j* F Z& A; i6 ^
4 g: z; h" b: A& C3 v+ F 写作事务（各种文体的写作）
$ r: p5 Y$ ~7 j2 J4 I6 [& w5 W* G. c+ i, O) M7 N
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) & p! v& b( v; g5 f% d' c
9 u5 z/ d! n0 n! v
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
+ F% T7 } ~3 `6 I* v5 }3 G& k" S$ H9 W# W
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
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