浅谈机关公文处理方面常见的11种错误

刘文彬

标题里用了“错误”这两个字。其实在这种语言环境里，用“毛病”来取代“错误”，最能恰如其分地表达我要说的意思。为什么不用呢？因为错误是可以改正的，而毛病是骨子里面的东西，是不可以改正的，是改正不了的。 聪明的人不是不犯错误，而是不重复犯自己过去犯的错误，更聪明的人不仅不重复犯自己过去犯的错误，而且不去犯别人曾经犯过的错误。
　　 下面采用举例说明的方式，具体分析公文处理方面常见的错误。所举的例子，有亲身经历的，也有道听途说的，有现实生活中发生过的，也有虚构的。虚构也好，不虚构也罢，目的是从中吸取经验教训，不重复自己犯过的错误，不去犯别人犯过的错误。
　　 一、报告与请示不分
　　 报告与请示虽然都是上行文，但它们是两个不同的文种。报告与请示的区别主要表现在以下四个方面：
　　 一是发文的目的不同。报告的目的是向上级提供情况、建议，供上级决策、审议时参考，报告不得夹带请示事项，而请示则是向上级陈述要求、想法，请上级批准、指示或解决。再进一步说，报告只是将有关情况说给上级听一听，不需要上级给予批复或答复，而请示则要求上级必须给予批复或答复。
　　 二是写作的时间不同。报告通常是事后写作，而请示必须是事前行文，不能先斩后奏，不能放“马后炮”。
　　 三是结尾的用词不同。报告的结尾常用“以上报告请审议”、“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等字样，而请示的结尾往往是“以上请示当否，请批复”、“以上请求可否，请指示”、“以上办法可否，请批示”，等等。另外，请示还应该在附注处注明联系人的姓名和电话号码。
　　 四是文件的容量不同。报告的内容可以面面俱到，也可以是专项内容，而请示必须是“一文一事”，另外还不能多头主送、越级主送和下发。
% `! H1 [( F' E　　 我们在报告与请示这两个文种的使用上经常出现错误。比如，违背“一文一事”的行文规矩，在一个请示件中写有好几件事情，让上级很难办，没法批复。比如，报告中夹带请示事项，既令人百思不得其解，也没法处理。比如，请示不用陈述的语气和请求的语气去写，用的是质问的口吻，甚至连续使用若干个问号。比如，经常将请示与报告混为一体，写的是关于什么事项的请示报告。请示就是请示，别带个累赘，加上“报告”两个字。这些问题都有悖于公文处理的相关规定，是不允许出现的。
　　 二、平行机关之间行文错用请示
2 M; J5 m/ s" D! e: f7 C0 T( r2 I9 Q: e　　 “函”是党政机关公文中唯一的一个平行文，用于平行机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准某个具体问题。
. I0 W0 k0 n  T/ h　　 我们经常发现不相隶属的平行机关之间行文用的不是“函”，而是“请示”。比如，某部门向财政部门申请经费，不写关于申请什么经费的函，写的却是关于申请什么经费的请示。把“函”写成“请示”，要么就是为了达到自己的目的，故意作出一种毫无道理的谦虚姿态，要么就是不懂得“请示”与“函”的不同用处，不知道什么时候该用“请示”，什么时候该用“函”。
7 Y* C+ ~" q8 T/ F( P　　 三、该签署意见时不签署
　　 领导签发公文应当明确签署意见，并写上姓名和时间，若圈阅则视为同意。审批收到的公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
　　 我们有些同志执行这方面的规定不够认真。比如，不论发文还是收文，也不论文件中有无具体的请示事项，一律签个名或者画个圈就完事。有的时候只写个姓，让人弄不准此人到底是谁，只好根据笔迹去猜测，这也不符合公文归档的要求。
! ?+ ~) F% T$ H. x* O+ t4 g　　 签个名，画个圈，写个姓，让文秘人员难以判断领导的真实意图。如果是发文，可以算作同意发文；如果是收文，那就表示已经看过； 如果收到的文件里面有具体的请示事项，就实在把握不准领导是看明白了故意不表态呢？还是没看见文件里面有具体的请示事项呢？
　　 在签不签署意见这个问题上，我们应该自觉遵守有关规定。审批本机关制发的文件，如果同意发文，就明确写上“同意”两个字，然后写上姓名和审批日期。看完阅知性文件，就写上“已阅”两个字，再把姓名和阅文日期也写上。见到有具体请示事项的文件或需要办理的文件，就把如何答复或办理的具体意见写清楚，再写上姓名和批示日期。意见写得具体，便于操作，便于执行，便于落实；意见写得笼统，不好操作，不好执行，不好落实；领导不写意见，只签个名、写个姓或画个圈，下属不知所云，就无法操作，无法执行，无法落实。
　　 四、以传阅代替承办
　　 传阅是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件，是机关公文处理工作中经常采用的一种公文处理方式。它既可以有效地解决文件少与阅文人数多的矛盾，也有利于领导之间、部门之间互通信息，了解掌握其他领导、其他部门对如何处理某一文件的看法。通常情况下，上级机关的重要会议文件，需要几位领导共同批办的文件，主要领导在文件上批示让其他领导和相关部门阅知、阅办的文件，都应该采用传阅的方式。但是，传阅绝不是只阅不办，绝不能以传阅代替承办。
　　 所谓以传阅代替承办的问题，与上面讲的该签署意见时不签署的问题既相同又不尽相同。相同之处是，都没有提出办理意见。不同之处是，该签署意见时不签署的问题纯属领导的责任，以传阅代替承办的问题既有领导的责任，又有相关部门的责任。
4 `  t) v1 _% p2 G　　 做公文处理具体工作的同志经常遇到的问题是，收到一份里面含有具体工作要求、需要具体办理的文件，送给主要领导、主管领导、相关部门负责人和具体工作人员传阅了一圈儿，谁也没提出办理意见，都无动于衷，最后原封不动，回到文书那里立卷归档了。当上级机关过问办理结果时，又往往互相推卸责任。 这都属于不该发生的故事。
) n* n& _" m+ r0 L) T" j( p+ n　　 不论主要领导、主管领导、相关部门负责人还是具体工作人员，见到上级文件就要立即作出反映，办不办理都要有所反映。如果领导没有反映，相关部门要有所反映，积极主动地向领导提出办理意见和建议。比如，见到上级机关制发的政策法规性文件，我们就得转发执行，必要时还应该加个转发按语，结合自己的实际再提几条具体要求，与上级文件一并贯彻执行。这是必须要做的，不能视而不见，无动于衷。
8 ~' Y- i# L$ c. M5 c　　 对上级机关制发的所有文件，我们难以做到事无巨细逐一落实，应当区分轻重缓急，妥善地去处置，该认真的时候一定认真，该落实的事项一定落实，该用十分力气的就用十分力气，该用一分力气的也别拿出两分力气。这需要智慧，这也是一种领导艺术。
　　 五、签署意见时用词不当
6 u7 K1 N  e5 i5 w7 k　　 此问题不太具有普遍性，但也不是绝无仅有。比如，处理某个文件时，主要领导想让某某副职提出处理意见，就应该写“请某某同志提出意见”，可是没这样去写，写的却是“请某某同志阅示”。这就让人分不清谁是谁的领导，谁领导谁了。
( b. F9 V0 I7 R　　 “阅示”这个词儿不是随便用的，只能用于下对上，绝对不可以用于上对下。副职请主要领导签署意见，部门请分管领导签署意见，都可以用“阅示”两个字，而且也必须用“阅示”两个字。不这样用，就是不懂规矩，不尊重领导。换个说法，“阅示”就是上级领导的专利，不能随意把它转让给下级去使用。
　　 上级请下级“阅示”，其初衷可能是出于礼貌，出于尊敬，出于谦虚，也可能是出于别的什么考虑，但实在没有这个必要。
　　 六、领导干了不该干的活
/ b& `$ Z8 n  c　　 收到上级机关制发的公文，应该先由办公部门主任提出拟办意见，再呈送领导批示，领导批示后再转送相关部门去具体办理。此做法好处多多：其一，符合党和国家的有关规定，有据可查，有章可循；其二，能把领导从繁杂的事务性工作中解放出来，便于领导想大事、议大事、抓大事、成大事；其三，发挥办公部门主任的“外脑”作用，“外脑”辅佐“内脑”工作，能有效地避免或减少失误；其四，一旦出现失误，可以怪罪办公部门的主任，批评他瞎参谋、馊主意、乱弹琴等等。
　　 有些单位收到上级机关制发的公文，不是先由办公部门主任提出拟办意见，再呈送领导批示，而是省略了 “拟办”这道程序，直接呈送领导批示，让领导干了不该他干的活。此做法的好处是可以提高工作效率，但弊端太多：其一，不符合党和国家的有关规定，无据可查，无章可循；其二，忙了领导，闲了主任，这不对劲儿；其三，领导被事务性工作缠住，无暇顾及大事，有可能误了大事，坏了大事；其四，领导也是人，人都有失误的时候，何况领导那么忙，哪有时间看那么细，难免失误；其五，一旦出现失误，没人可以怪罪，没人可以批评。
　　 权衡利弊，还是应该按照党和国家的有关规定，增加办公部门主任“拟办”这道程序为好。
4 Y& p. W( T9 I/ P# a9 ^　　 七、越权签发公文
5 s) Z0 A; Y3 E) Y: n　　 公文须经本机关领导人审批签发，重要公文应当由机关主要领导人签发。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
* c# J1 o0 F+ g2 T% C　　 有时候我们没有完全按照上述规定去做。比如，上行文本来应该由正职签发，个别的也有副职代签的。出现这方面问题，不可能是故意的，可能是对有关规定不了解。
3 M1 s( q+ s/ x: z  z　　 对党和国家的有关规定，可以这样理解和执行：其一，凡以本机关名义制发的公文，正职都可以签发；其二，上行文必须由正职签发，如果没有正职，可以由主持工作的副职签发；其三，副职可以签发下行文或平行文，但必须是属于自己分管工作范围内的才能签发；其四，副职的分工是正职给分的，副职签发分管工作范围内的下行文或平行文，可视为正职已经授权；其五，重要公文由正职签发，而如何认定下行文或平行文当中的重要公文，目前却没有明确的说法，只能靠副职自行理解和把握，一般情况下副职觉得自己能够负起责任的就签发，如果觉得事情重大、自己承担不了责任的就转呈正职签发。
　　 八、成文日期写得不准确
6 ?" @. U* L0 Z" g6 i/ T# S　　 成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文署最后签发机关领导人的签发日期；电报以发出日期为准。
+ y- U" p4 y) g- k& {　　 我们对这方面规定有所忽略，成文日期往往写得不准确，有时候错把部门起草日期当作成文日期，也有时候错把打字员打字日期当作成文日期。
5 \  j' R% ^# \+ ?　　 为避免出现类似错误，成文日期可以这样掌握：其一，不论单独行文还是联合行文，凡属于会议通过的，就署会议通过日期；其二，如单独行文，凡未经会议通过的，就署领导人签发日期；其三，如联合行文，凡未经会议通过的，就署最后签发机关领导人的签发日期。
　　 九、下行文和平行文也标注签发人姓名
　　 上报公文应当在发文字号右侧标注签发人，签发人后面标注签发人姓名。这是有根有据、毫无疑义的做法。
　　 下行文和平行文标不标注签发人姓名，党和国家都没有明确规定。目前，各级党政机关的通常做法是下行文和平行文不标注签发人姓名，但也有个别机关的下行文和平行文标注了签发人姓名。
- d) W* P6 {* i4 Z% O4 g　　 公文标不标注签发人姓名，代表的都是发文机关的意志，绝对不是某个签发人的意志。可见，下行文和平行文没有必要标注签发人姓名。
, c' S7 J, }$ ?! {) V! T. u& `　　 为什么上行文应当标注签发人姓名呢？据我理解，“上行文应当标注签发人姓名”的规定，与“上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发”的规定是一脉相承的。上行文标注了签发人姓名，且签发人姓名为主要负责人或者主持工作的负责人，则表明它确实不是某个副职同意上报的，而是经过主要负责人或者主持工作的负责人同意，才上报的。再进一步说，作出“上行文应当标注签发人姓名”的规定，等于为执行“上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发”的规定加了一道防线，以防止出现由非主要负责人或者非主持工作的负责人擅自越权签发上行文的问题。。

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最好做到有思想无主见，有成果无形象，有权力无职位，有本事没脾气。”上述人士如是说。

上报公文应当在发文字号右侧标注签发人，签发人后面标注签发人姓名。这是有根有据、毫无疑义的做法。