第三专题. X/ d; E+ i! z# c
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加强办公室建设与管理+ s4 y! Q) x# V. O6 ]( D
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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$ h7 e( q6 ^+ s- Y1 ?8 b二、加强办公室建设& ?2 ?7 S; T2 @
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三、办公室办会工作基本规范' N, b4 c5 c3 G* g
6 f0 Q- Y" p# R4 w+ [) s四、加强办公室的日常管理* X% v+ W( T. S4 ~# Q, Q( i
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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" M% L5 w9 H& m# r6 S（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。9 _2 l/ A6 S' ?% T+ G5 }, e( a
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。; c) H, t. y0 s, ]
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职能定位：, Y0 i% D# J3 v! Z( R7 L' n! j- @
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。; @, ~ }8 U3 J7 S& P9 S3 Y& N
% e8 J7 E7 B' M' l) H一、办公室人员岗位认知与基本职责
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! m' m4 U# S. S! ]4 p9 Q（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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* K# }5 V( x3 G4 x2 j按性质分：
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# c8 w5 A0 G1 b. n程序性工作；智囊性工作；临时性工作。) x2 L* R3 ~' i% b; V
7 }! B% y$ f: s7 S, }& i0 ^( F按内容分：" y( f" [9 M& y5 d
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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9 B2 V3 d& y# `( X3 ?综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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8 i) s* @# d* z R1 B( l一、办公室人员岗位认知与基本职责（
: O; R, a. [8 A; |% c; M: b# x0 e& R
; Z+ j2 g" |, M1 H三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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6 D" b0 V0 ]5 h n0 J（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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9 _: N4 E4 f: ~5 g二、要认真细致；: ]9 R8 s% Z- k3 Q# O: q2 V) i8 T* S, Y
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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% f {5 n2 [' f1 D) X! o* z% ?四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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6 [6 g. ~( F z, N3 t1、思想素养
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o( U0 v! e. W: k7 }0 v/ m1 i热爱本职。干一行，爱一行，专一行。 J' ]* F" Y# c
3 z; z( J9 C& Y* L: E政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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2 o( C' t1 F( x责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。+ N/ J: V$ v3 L2 k) W8 H
0 V+ @" \3 T/ n% H踏实肯干。舍得为工作投入。5 K7 e; {. M; i
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（四）办公室工作对人员的要求
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, ~6 d! \8 [; ] }+ r9 d( d- v2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。0 S! `5 k' V. x. s+ e. U
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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) U1 ~$ Y6 }' Q6 R, N( X表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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0 f- |2 f$ Y! T9 T1 }8 F; F9 t（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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* t7 @4 Z) Z. K+ `心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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( I" g' |$ t# ^; S; l4 U. N8 o% `7 {调控力(控制情绪的能力)。
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2 Y1 m/ a9 s* ?5 V' P意志力。
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, @ O' F7 { L2 W（四）办公室工作对人员的要求
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% a$ R6 [. k! Z0 [1 b4、角色意识1 r C/ k. R) u" Q7 u9 C
6 a6 m( {9 A* V D, H8 r1 C做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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/ _) H8 F+ I( R. {全局意识
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责任意识) f9 A& X0 \2 D
% @8 H$ {- E, e4 y# j创新意识5 I/ X9 y- B% x+ i
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奉献意识
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信息意识% x/ A* `6 L" N) J% o
, h9 F2 h- S; V+ H程序意识
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学习意识% Y. L2 ~- Y+ ~$ T0 }/ w, ^
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（五）领导对办公室人员的期待( L$ I) J/ \# e; x% y4 w
* g& ^7 i0 U) n# y; o: \! E% f领导测评办公室人员的20道题目 _2 c1 a( G) a0 E7 z
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?- F! @4 `- X) m1 b$ A8 U
4 f% B4 J q" M7 K5 v! |9 x8 M2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?7 E: i8 O, K' \: J4 u
" Z" ?$ D2 G. V他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
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- Q7 b: g3 ]% Z4 m6 T5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?- J1 \% w3 T' |0 R' @8 e0 z4 s/ K
8 a% e5 K! s3 b/ k4 L% ~能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?! P5 {7 g/ [' K; D, l3 H9 ^
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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4 `. v0 \9 k, u; z- S能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
, M. z0 Q3 U, h. r) K& U; }& S! ]% b
! Q: N: N; x/ L) P" @7 n能否制订新的工作制度或工作程序?! Y5 ^% U9 ^/ K( W7 @. I
, `; ^5 | h1 @% V2 m% L& I3 a他的工作有条理吗?
4 P1 z, j3 }+ ?8 |. H0 w z/ D J& X/ t3 ~/ o: U5 Y# @6 g# W" r
7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?9 w7 u! z2 i! |# @' z, H/ ]
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
6 Q' n* p% W1 w$ a- E8 Z$ H' E. H) Z& s6 }, f F+ u
领导测评办公室人员的20道题目
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9 s# H9 k1 X5 e: K" `! h9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?" s8 ^/ m7 C- `# k
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?& t* H9 E9 v# z! o) N
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?4 I% ^/ J6 w1 o
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?1 ?! ?& w9 ]6 F; {% ?9 T, I2 e
. J7 {: r! O" E+ H/ I! k) s是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目3 ]2 ?' d) Q+ m9 U
* r) w* v# W) }
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?% }- f) n2 W6 _2 x: V3 C2 S. Z7 L
$ P% V- [- K4 j- f. X+ E14．他是否有个人学习计划?+ F$ a; R/ R$ C/ |& p
0 n# S8 |2 a" `% H7 n* b' s, l是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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2 R3 M, ]- C* g( T8 f是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?) m2 o3 u& V) X8 d0 ~0 K2 e8 B8 v
$ f3 i* i- j/ i1 R) y: e5 \能否准确地传达你的指示?
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! ]! `) V( o% [6 {) ?. O& s# P能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?1 ?( R! r& l) N& Z$ b- v
/ Q8 }/ f2 g$ M( u. M7 k16．他是否按时完成每天的工作?+ i: W. w3 O3 A6 I$ I
H0 j! n% w; |( h3 P是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目/ }: P; t6 r0 x( ?
/ v& ?: }4 D$ ^( {) ]17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?' D% Z) u3 P$ t
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?. B+ [( v& W+ Q3 V. W) y8 K: G, v: r
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?8 n: M7 Q5 r- A( b3 |
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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8 B" Y' _& x/ p. C- z3 j启示……
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( M7 D' O1 U7 S; I& y! W二、加强办公室建设
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) z! j8 S, m# I. @（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境/ n6 z$ z q! u: y# e2 J5 z
3 g9 ]& \8 D" M/ I6 _1 A$ @2、积极推进建章立制工作" c( F7 Z0 z. l8 E6 ^# P8 R2 B6 v6 f
* Q" }1 _4 G' }2 I* R9 O2 v
3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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5 u% l" M+ _" m6 c+ b良好的礼仪形象+ M$ }8 s3 x" k/ \+ O5 I1 F
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良好的电话形象
l7 Q( u" F6 [& i$ X+ z/ p9 b& I9 p+ Y$ `
良好的文字形象) N4 ]& S9 L2 r) L
$ a1 T& n4 n- ^+ b9 |良好的语言形象6 e% ^. H. `' T
1 n+ I# b1 z# `7 `4 Y ~二、加强办公室建设
3 D" l' k; @0 w7 O' o7 G: d7 E0 i# v; S5 x1 d6 z
（三）人人争作办公室受欢迎的人员' ^- c5 h. d$ s& @0 {
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；. Z5 M' I! f% F) z9 a
) T* z& C" G' ^4 L: |1 L2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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# C8 p o( r x7 e, D3 o9 V3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；% w' F; v9 t- L1 y
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；* k" |8 h9 F, R4 s% Y/ y. c% u' \
- Q3 M# b& M9 `, X# h/ b6、尊重个人隐私，公私之间分明；( P8 T* q! T# B8 k; n! ]
$ s+ t, t. b! G1 Z7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；0 F: }: z) H% b) ]- o+ U5 Q! Q# m- U
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8、不居功自傲，有容人雅量。2 l3 O7 \! n, j# [( _. A- Y7 J
( C& U2 c% e& d/ k k4 e三、办公室办会工作基本规范: C( W; Q; [& s/ ^5 A
4 ~* R, Z& P( x) k, K3 b7 b) B（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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! L' y# E) W2 B/ O1、设立会议承办部门和服务机构
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6 I2 i. S2 u# {2 s" @5 A2、协助领导确定会议目标和议题# e1 d; O/ h% q* Q
! L3 c; a( p. f$ f- d. ~
（1）确定会议目标7 f l( t* k( h9 h" a% f+ E+ S
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（2）拟订会议议题6 @" K% C8 ~, p9 J& P6 z9 z4 f
( y5 c* C" a( `3、拟订会议财务预算和会议方案, `, \5 h; n( i/ [# e4 q9 ~
8 Y, q- }# r7 A1 z. h3 u- w0 m（1）拟订会议财务预算
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7 v" a2 d8 [, E. M/ W（2）拟定办会方案+ F9 E" W8 L9 T2 p- ?
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（一）会议服务的基本内容
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6 P/ A% U( l1 h+ Q7 X会前准备工作, Z( v. q* p7 g8 p
1 E, m: V3 ~8 d' a6 O
4、确定会议的议程、日程和程序5 }( A0 Z* m: {; Y0 N6 z
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5、分工撰写会议文件 w- h' b P# a h+ ?8 N
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
& A, u( }+ x! |! I# L
7 k6 _" U5 S# S$ n+ Y# S! F- k7、会场的布置工作
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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。- Z8 x X9 a! ~! P
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主讲：姬瑞环: {! k3 ~# w% a1 z% b( G( W$ T
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