以工作报告和情况报告为例谈报告的写作模式与方法

　报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时经常使用到的公文文种。它是下情上达的主要途径和重要手段，属于上行文。报告应用比较广泛，使用频率也较高，各基层单位及各级政府机关主要以报告的形式，帮助上级及时了解情况，掌握下情，为领导决策提供依据；同时也通过报告及时向上级反映工作情况，以便接受上级的监督和指导。所以写好报告对于现实工作有着非常重要的意义。那么如何提高报告的写作效率和写作质量呢？下面以工作报告和情况报告为例，谈谈报告正文部分的写作模式与方法。


- F2 L  O# ^3 Q( A+ n4 a　　一、 了解文种特点，把握写作模式


5 E9 B* p! @  g& g　　公文具有极强的程式性和规范性，这一特点是在长期的公文写作实践中形成的，它不仅能为撰写与处理公文提供方便，而且有利于维护公文的权威性和严肃性。作为依法行政和进行公务活动的重要工具，公文各文种的适用范围和行文方式都有相应的规定，并且形成了特有的、相对稳定的公文结构模式。文种不同，其结构方法、表达方式也存在着差异，如果能够根据各文种的适用范围和特点，熟练地掌握其写作模式，则有利于迅速理清思路，提高公文的写作效率和质量。报告是属于单向性的上行公文，常用的是工作报告和情况报告，其任务是下情上传，这就决定了报告的内容是以总结工作和反映情况为主。通常情况下，报告正文部分的结构模式多表现为：报告缘由——报告内容——报告结语。
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　　（一）报告缘由的写作模式。报告缘由是报告正文的起首部分，也是正文内容的起点，通常是直接交代行文目的、依据、主旨或基本情况。要写得集中、概括、开宗明义，一般都比较简短。如：
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! O' y+ F5 M' J: }' Y4 u' Q　　根据国家工商总局《关于切实加强2010年元旦、春节市场监管工作的通知》（工商明电〔2009〕47号）和××省政府关于加强2010年元旦、春节市场监管工作的要求，××省工商局紧紧围绕关系人民群众切身利益的节日市场，周密部署，积极开展节日市场综合整治，切实维护元旦、春节和“两会”期间市场秩序，营造健康安全的消费环境。截至2月20日，全省工商机关共出动执法人员41739人次……现将主要情况汇报如下：
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　　这是一篇工作报告的开头部分，即报告正文的缘由部分，开篇以“《关于切实加强2010年元旦、春节市场监管工作的通知》（工商明电〔2009〕47号）和××省政府关于加强2010年元旦、春节市场监管工作的要求”为依据，概述所要报告工作的基本内容和基本情况。开门见山，简洁明了，使上级部门对下级所汇报的工作在报告的起始就有了概括性的了解。这种写作方式在总结性的专项工作报告中比较常见，其模式为：目的（或依据）——工作概况——过渡句（现将主要情况报告如下）。

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　　有的工作报告反映的是某项工作的进展实施情况，缘由部分往往要交代清楚时间、地点、范围、背景和工作内容等要素，其模式为：报告的依据——基本情况（时间、地点、内容等）——背景——结果——过渡句（现将有关情况报告如下）。如：
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　　根据中央的部署和要求，××省从2001年开始在全省进行完善城镇社会保障体系试点。党中央、国务院领导同志十分关心试点工作，多次赴××考察试点情况，作出了一系列重要指示。国务院专门成立了完善城镇社会保障体系试点工作小组，对××试点工作进行指导。××省委、省政府高度重视试点工作，按照试点方案确定的目标任务和工作要求，精心组织，周密部署，积极推进，试点工作取得明显成效。现将有关情况报告如下：
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　　这一段缘由部分，对所要报告的工作的背景进行了较详细的交代，不仅使阅文人了解了行文目的，也为下文分述工作情况做好了前期铺垫。


　　情况报告的正文起始部分与工作报告有所不同，其多为汇报偶发性的特殊情况，开篇直接切入事件或简介基本情况，写作模式常表现为：时间——地点——事件——后果。如：
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6 ^% f# z2 e* m( H7 w9 {. H. U　　××××年×月×日9时54分，××高速公路××路段发生塌方事故，造成了重伤10人、轻伤16人、2辆出租车严重受损、3辆货车有轻微变形、路段损坏650米的严重后果，中断车辆通行近30小时，直接经济损失达300万人民币。


　　这是一篇事故报告的正文起始部分，事故报告都是以情况报告的形式向上级汇报，要求开篇必须单刀直入地说明事故的时间、地点、后果等要素，不允许铺垫、啰嗦。


: l& U8 a/ Y) U8 z　　情况报告有时也在反映出现的较重要的问题时使用。其缘由部分的模式为：依据——内容及背景——结果。

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　　工作报告和情况报告的缘由部分有很多种结构形式，具体写作时可根据不同类型的报告选择开篇模式。
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　　（二）报告事项的写作模式。报告事项是各类报告正文的主体部分。工作报告、情况报告中的报告事项部分都有其各自不同的写法。工作报告的正文主体，一般的结构安排是工作情况（成绩及经验）、存在的问题和今后打算，写作重点放在工作情况部分。写作过程中，可以根据工作实际，或侧重于工作成绩，或详写失误与问题，并对产生问题的原因作出分析。其写作模式为：工作情况（做法、经验）——存在问题——今后措施。


　　如《××省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告》一文，先介绍基本情况和成绩，然后以条首句的形式，重点陈述主要做法和特点：“一、领导重视，真抓实干 。二、因地制宜，突出重点。三、深化改革，增大投入。四、广泛宣传，持续发展。五、激励先进，开展竞赛。”最后简述存在问题和今后工作要点。采用的是以段首句提炼工作措施、成绩和经验的写作方法，以“做法和特点——存在问题——今后工作要点”的模式结构全篇，层次分明，结构严谨。


, @$ n! ]# z' l& V) r　　情况报告（事故报告）的正文主体一般包括四个层次，一是对造成这一事件或产生问题的原因进行分析，二是事件的主要影响和认识，三是提出解决问题的措施和办法，四是说明处理结果。如：
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　　经调查分析，这次事故的主要原因是……
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& X3 m) a; X; I" p　　这次事故很惨重，使国家和人民生命财产蒙受巨大的损失，在当地产生了很大的负面影响，性质是非常严重的，我们心情十分沉痛。这次事故的发生说明……

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　　为了使全公司职工从这起严重事故中吸取教训，我们于×月×日召开了副处以上干部会议，通报了这次事故，提出了搞好安全生产的紧急措施……

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1 w. b0 K5 H3 D, O* C/ J/ }, R　　我公司对这次事故的主要责任者，已按照法律程序提出起诉，追究刑事责任……
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　　该类情况报告的写作模式是“原因分析——影响和认识——今后措施——处理结果”。
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　　有的情况报告也可以将“情况”及“分析”结合起来写，在阐述问题的同时分析原因。其写作模式为：基本情况——问题及原因——办法及措施（意见或建议）。

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　　在工作报告和情况报告中，事项部分的写作要以工作情况为主，突出重点，切忌面面俱到，变成流水账。经验的概括要有条理，写出特色，具有实用价值。
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　　（三）报告结语的写作模式。报告的结语通常只是一句上行公文的习惯用语，可以作为报告正文的一个组成部分。工作报告、情况报告结语常用“特此报告”。有的报告也可以无结语。
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! }# F2 N* t* M2 V7 d' F* J. B+ X　　二、 正确区分不同类型报告的写作方法


+ X* i. x- Q3 f. G/ E% g　　公文虽有相对固定的模式，但并不是一成不变的。不同内容性质的报告，写作模式与方法是不尽相同的。在撰写报告时，要事先明确所写报告属何种类型，以便根据各类报告的特点写好报告。如果不能正确区分报告类别，则难从其独有的属性上把握各自的写作技巧。如工作报告以汇报和安排工作为特点，结构上以“总结过去工作”和“今后工作安排”为主。工作报告中又有综合报告和专题报告之分，综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况，注重综合性和全面性。写法上常采用点面结合式，既要根据写作目的详写重点内容，又要兼顾到非重点内容，力求所反映的情况全面、典型、有新意。

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　　专题报告则用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况，注重专一性，写法上比较灵活，根据报告的不同性质和作用而定。如果是总结经验的工作报告，就要侧重写情况、成绩并提炼出有价值的经验；而偏重汇报情况的工作报告，则着重写情况、做法、成绩或问题。在实际工作中专题报告用得较多。如《关于××省完善城镇社会保障体系试点情况的报告》一文，在开篇介绍完工作背景之后，介绍了此项工作的进展情况、做法以及下一步工作意见：
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9 ^  O  L7 s9 W6 X9 T- z　　一、××试点进展情况
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$ g1 ~/ O* w: l0 P" K$ j　　(一)下岗职工基本生活保障向失业保险并轨任务基本完成。
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3 g" u0 t; h0 V$ Q9 J+ h　　(二)基本养老保险个人账户基本做实。
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9 `3 I" u* C+ x9 d9 I  [　　(三)城市居民最低生活保障基本做到应保尽保。


2 c7 V9 \8 J+ i' j1 L; |# C　　二、评价和主要做法
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" M. s& K+ W/ Q  Z8 k　　××试点是党中央、国务院的一项重要决策，是落实“三个代表”重要思想、完善中国特色社会保障体系的重要实践……××试点的主要做法是：

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　　(一)加强领导，认真制定实施方案并精心组织实施。
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* r2 X& R5 G5 D- M　　(二)积极筹措资金，着力解决难点问题。
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- i+ s* `3 e  }) h& ]　　(三)加强生活保障和再就业工作，保持企业和社会稳定。
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　　三、下一步的工作意见
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　　这篇专项工作报告，反映的是××省完善城镇社会保障体系的试点工作，重在汇报这一项工作的进展实施情况、成绩和做法，并提出今后的工作安排。重点明确，一事一报，突出了专项性。

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　　无论是综合报告还是专题报告，所反映的工作要实事求是，要把好的做法总结出来，有用的经验提炼出来。工作安排应有的放矢，紧密联系工作实际和有关的文件要求。

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　　情况报告多数写成专题性报告，以汇报事件、事故或问题为特点，结构紧凑，不涉及其他事项，重在求实求精，其写法多样，不强求一律。   
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　　总之，撰写报告时，要事先明确所写报告的类型，以便根据各类报告的特点把握其写作模式和技巧，不可机械呆板地填塞内容。报告事项内容较多时，要善用小标题明旨，可以纵式结构安排材料，也可以并列的横式结构安排材料。把握了报告的写作模式，只是写好报告的基础和前提，只有在写作实践中，巧妙地、创造性地加以灵活运用，才能真正地把握报告的写作技巧，提高报告的写作质量。
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$ R' z( Q4 B5 e* L  ]　　（作者单位：长春理工大学：王竹洁  ）
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