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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
- d8 x) A4 C% r- q/ N; v 做会议记录，写着写着笔没水了； " D+ n) ?9 W X" h( C
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ) V7 o/ T; z* O2 {
用胶水时，找不到刷子；
, j D+ t! ^+ J9 i% l% n1 X" J 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
7 V$ Q6 w% j8 O8 i 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 7 C0 `# l% K- W
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
, g( W* K( u1 `) T( Q( l 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? - @0 D$ `' F2 m% K
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 / G6 x6 B/ X. w
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
1 T4 I1 F, J: z5 a2 U; |9 s2 ] 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 2 j4 x0 j$ m" a' S$ a: F
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ! T& p! h1 ^( x
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 * Z- }3 s* S2 r7 h8 i$ }
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
$ w; Y% K0 T2 x- R" z6 S! J 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 $ j# z" p* o4 w+ a; Z) \+ [
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
2 z/ c5 ?) c8 s0 \# z% }7 s 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 / }7 k7 c# E( T6 \. ~, ]5 c
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
: C1 R; Z1 |, f6 Y5 P 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ; R/ B3 d# M& j+ V* k
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
/ V8 X: F1 d& q4 p7 G! Y; } 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
2 |: L" ?7 }4 |( N* d& `; _+ a$ j 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 + o: [" w0 _5 ^0 J
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
+ @ t$ n' U0 A9 w 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 - l& n. @# F% t" x+ ~ ]" d2 t
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
/ |; h1 F. S6 I 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
( P1 N: N& M4 }1 X& H9 a. b- m 9、与本职工作有关的表格。 . J, }& B5 _6 \
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 6 X. j9 H. V% T3 ?$ K
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