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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：; N7 e. I& x( q! H$ ?! J
做会议记录，写着写着笔没水了； , L4 {/ j6 h& ~, [0 W( n
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 0 z% U) G y9 [ W, P k& k/ e5 R
用胶水时，找不到刷子；
3 O+ m3 I+ p2 v. `: K8 H 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
2 J. x0 a2 U& U w7 O0 W3 ~3 Q* g 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 0 k; O. k! x: U- K% Q+ y
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
& X* T6 d- O* f 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
; K9 Q; e( P# S 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
: ]8 H8 U& O; w/ Q3 u 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ! u& `9 E6 h3 W) a
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
8 i. C4 s! Z9 g/ N4 \4 X" \ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ( Q: e( n1 m0 s) y4 ]9 }
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
7 L0 ]6 y4 C A9 h. c' `! D 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
6 x. {* [ L4 `0 _ 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
; S3 l9 N5 i, p' X 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
1 p3 ]4 ^4 a' ]. \# J. G6 d$ o 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
9 t* W( |: F; r2 E, S+ v 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 8 D6 ?0 c$ | c# d
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
3 d+ Y+ J4 U- Q 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
% W$ j/ L4 ]0 M& G8 _" u 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 5 X* F3 \1 c3 n0 G
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 % x5 J& u$ {% [
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 , o1 C: M: W( T6 G: T6 b" j. a* i
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 * ^, y# ~1 \* Y) D
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
* x9 R( g& F( X$ `% s 9、与本职工作有关的表格。 1 ^! D/ A& O+ {, E
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。+ ]8 i* X% q1 W# i: H
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