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一.总则 i! q2 m1 N! A0 `( Y: ~
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 - U! k/ _4 z- Z
本办法适用于全公司各部门。
2 d7 S- m5 k: u/ p/ k 二.对外接待范围
/ C& Q; U" p( B3 u5 G o 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 : M( a- b2 s6 J. b: C7 E E
接待的对象分为内宾和外宾。 " u% ?, C& @: G- X! I( O8 O
三.对外接待部门
8 q+ t' R& S6 m6 e% d4 Y 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
; n9 P! m' H N! o3 J* `: i1 x3 G 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
4 O1 L! A \" [% K 四.对外接待原则
# b# O1 G4 c k" ]: p( n* I7 k 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 u" _! U f; H6 k' [
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
' R; s; X$ G O) {! w! p 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 1 Z9 `: W4 }5 f8 K- V; o
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
4 j X2 Z. V+ i; ^% e4 c 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
! `8 f* ], M! L7 u. H 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 . p# n& Q$ o! X. ` f) [
五.接待规格的确定。
# W" \4 e) C- _( k z 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 . Y* [+ C2 ]; W
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 / l4 |9 Z! A) {: s3 R2 o% Q4 b+ n
六.接待礼仪 9 H' |9 b- E1 Q. f; i* O
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
3 `! {9 z6 E- @9 X5 d5 K, M 2.接待：主动起迎，问明来意。
( a+ T3 ]9 k% n. \* F/ P& ~ [( n 3.安排交谈地点： 4 d; n8 P+ b) o3 S2 M# i7 t
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； . }8 k8 Q6 G" B. Y
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 2 I; z" _8 ?3 f9 E$ W
⑶切忌让客人久候而无人问津。
/ |' b* c0 b. X3 T ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 : [; ?+ J6 q2 w7 q
七.引见。
0 F6 M! b/ _1 Q; Y( F3 X; _2 _ 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 6 ~/ R2 n/ A; l, s3 `6 @
引见顺序； $ n3 E. A+ M0 A) n" L' E# v& r( }
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； ) Z" X2 a; y! G
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
$ O \9 |$ j/ ?, ~- Z ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
0 D( K5 d& f: F# A6 R( ^* x ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
% ?* t& J5 f5 A) I+ k, p5 m! G 八.行路。
3 q# Y, N4 G" @) F) V7 I 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
) ?7 j5 X5 @) R6 [! \4 v9 D 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； - _# L, M! o$ O; X
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
& v' O! ?1 g( n1 O8 P% t+ V 九.其他。 + \$ \5 ?9 J7 n
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
' Q2 j& U. E( \, |# }# E8 { 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； ; i& c0 Y' A+ c2 f" f
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 C2 ?' F- x1 b1 J" d- p& J. _
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
8 S# g3 S) K+ {" r( j ㈠接待内宾。
" E- o0 Y, D8 \8 A( ] 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 # {( G0 e; g# ^
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
* `, \2 Z+ i5 n( }, Q* d+ p 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
$ y; V4 W/ `/ F 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
( t# j* B9 X V5 F4 y7 t8 N 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 * ?. G. C0 `' X4 T# I& t
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
; C9 [3 ?. t! I: ^" m 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
5 `1 K7 ?& o: n9 Z4 k" u7 w5 F 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 4 S' z, d7 V8 P; E
㈡接待来宾。
; f: q- e8 J' P* O( W 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： & {+ V( p% k' f. e2 s6 L
迎送。
! C2 b1 Q2 k C) k" u( m 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 3 D8 H0 ]# B6 ~- r4 }- @
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 $ e' u- b* K$ F, K, n. L
会见会谈。 ' R& Z* T7 a' T- B) D3 `
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
7 h& G, q5 Z0 N( \, Y+ C- R5 X1 c 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ! Y. v K- z2 @5 C2 N$ Q
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 5 Q& {8 ~0 y. k; d* M7 @
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
4 i. O, o6 K9 v# Z 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
+ m) F# Z) w) {/ m* { 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 : c9 Y2 ], v+ f5 m! n# S
宴请。
$ i$ q `$ Y4 V& n6 ^ A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 ) z2 ?% b5 }/ Y- H" Y
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
+ u$ H2 ]& u9 W 文艺晚会。
2 ?7 `7 Q& p% K8 F% }( c( l J 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ; ?/ E/ Y! e# h, c( l
参观游览。
& t: B. G' M( L: m# ~/ d- ` 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 1 T$ V" t* ~, |( X4 ]! @
接待标准
! _9 C8 p5 `0 O; U/ }- F ⑴用餐标准。 9 U7 o$ V2 n& |
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
3 i" F5 T$ T; U 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 8 B% U8 _; H7 t( h1 @+ {" V
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
. T4 }, j/ e- l) @+ _0 E 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
/ |) H3 B# |( M- w+ ]$ M0 s4 e 5、常客 员工标准 4 a- }/ S& }! V. u: ?
(2)住宿安排。 ( J9 Y8 g% c0 G* j, X! c7 {, g
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
5 \# ?+ o& f. _8 W- n 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
0 Q, |* G- n7 p; W" L) ~ 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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